Une session dans le planning, représente la programmation d'une activité. C'est un créneau horaire réservé.
Ce tutoriel vous guidera pas à pas dans la création d'une nouvelle session sur votre
planning, depuis la sélection du type de produit jusqu'au paramétrage de celle-ci.
1. Accès au Planning
1. Ouvrez l'onglet Planning dans votre interface.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Cibler le créneau
1. Survolez le planning jusqu'à atteindre la date et l'heure souhaitées pour votre
nouvelle session.
2. Un bouton 'Ajouter une session' apparaîtra à l'endroit précis où vous vous êtes
positionné. Cliquez dessus.
3. Configuration de la Session
1. Type de Produit : Sélectionnez le type de produit correspondant à votre activité
dans la liste déroulante. Assurez-vous que ce type de produit a été préalablement
configuré dans le système.
2. Moyen Principal : Indiquez le moyen utilisé pour réaliser cette activité (par
exemple, le nom d'une navette). Ce moyen doit également être configuré au
préalable.
4. Gestion des Ventes
1. Vente en ligne : Cochez ou décochez cette option pour activer ou désactiver la
vente en ligne de cette session.
2. OTA : Cochez ou décochez cette option pour gérer les ventes via les plateformes
de réservation en ligne (OTA).
3. Remarketing : Cochez ou décochez cette option pour activer ou désactiver l'envoi
automatique d'e-mails aux clients après l'activité.
5. Validation des Informations
1. Dates et Horaires : Vérifiez attentivement les dates de début et de fin, ainsi que
les heures de la session.
2. Autres informations : Veillez à ce que toutes les autres informations requises
(durée, nombre de participants maximum, etc.) soient correctement renseignées.
6. Enregistrement de la Session
1. Cliquez sur le bouton 'Enregistrer cette session' pour finaliser la création de votre
activité.
1. Profitez des options de personnalisation offertes par le logiciel pour
adapter la session à vos besoins spécifiques (lieux de départ
supplémentaires, moyens liés supplémentaires, commentaires...)
2. Si vous souhaitez créer des sessions récurrentes (par exemple, tous les
mardis à la même heure), consultez la rubrique "session par lot"
3. Assurez-vous que les informations de votre session sont exactes.
Besoin de consulter une session ? Notre rubrique 'Rechercher une session' vous permet de
retrouver facilement toutes les informations via l'onglet Planning par moyens.
1. Accès au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Identification de la date de la session
1. Cherchez la date de la session que vous souhaitez retrouver.
2. Utilisez les filtres si nécessaire
1. Cliquez sur la session souhaitée. Un menu contextuel s'affichera à droite de
l'écran, vous donnant accès aux détails de la session.
Cette rubrique vous guidera étape par étape pour annuler une session par le planning
des moyens.
Il est important de noter que l'annulation d'une session ne la supprime pas du planning
mais la désactive, ce qui signifie qu'elle ne sera plus proposée à la réservation.
L'objectif de l'annulation est d'informer vos clients de l'annulation.
1. Accès au planning
1. placez le curseur sur l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option 'Planning par moyens.
2. Localisation de la session
1. Trouver la date et l'heure exactes de la session que vous souhaitez annuler.
Vous pouvez utiliser les filtres de recherche si nécessaire (par catégorie de moyen, date
du jour et le nombre de jours affiché sur votre planning).
3. Ouverture du menu d'actions
1. Une fois la session localisée, cliquez directement dessus.
2. Un menu contextuel s'ouvrira sur le côté droit.
4. Choix de l'option 'Annuler cette session
1. Dans le menu qui s'est ouvert, sélectionnez l'option 'Annuler cette session' indiquée
en rouge.
5. Confirmation de l'annulation
Une fenêtre s'ouvrira pour vous demander de confirmer votre choix. Si des réservations
ont été effectuées pour cette session, un message vous informera la présence de
réservations.
6. Indication du motif
Vous pourrez indiquer le motif de l'annulation (météo, problème technique, non
remplissage, autre.).
7. Notification des clients
1. Vous aurez la possibilité de choisir d'envoyer automatiquement un email et/ou un
SMS aux clients ayant réservé cette session pour les informer de l'annulation avec
le motif préalablement sélectionné. Cliquez sur le bouton 'Valider l'annulation' pour
finaliser.
Cette fonctionnalité vous permet de contrôler la disponibilité d'une session pour la
vente en ligne et/ou guichet. En désactivant une session, vous la retirez temporairement
des propositions faites aux clients.
Méthode 1 : Utilisation des boutons d'activation/désactivation rapide
1. Accéder au planning des sessions
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Modifier l'état d'une session
1. Localisez la session que vous souhaitez modifier dans le planning.
2. Cliquez sur le bouton associé à cette session pour désactiver la vente
guichet et par le même occasion, toutes les ventes en ligne.
Ce bouton change de couleur pour indiquer l'état actuel
Vert : La session est active et disponible à la vente.
Rouge : La session est désactivée et n'est plus proposée à la vente.
Méthode 2 : Menu contextuel de la session
1. Accéder au formulaire de modification :
1. Cliquez sur la session que vous souhaitez modifier dans le planning.
2. Un menu contextuel s'ouvrira sur la droite, Cliquez sur
2. Modifier l'état de la session :
Le formulaire de modification de la session s'affichera.
1. Localisez le champ "vente guichet
2. Sélectionnez 'désactivée' ou activé(e).
3. Enregistrer les modifications
1. Cliquez sur 'Enregistrer cette session' pour valider les changements.
2. Un message de confirmation apparaîtra en bas à gauche de votre écran, vous
indiquant que l'état de la session a bien été modifié.
Cette rubrique vous explique comment modifier une session spécifique en passant par
le planning 'Moyens'. Cette fonctionnalité vous permet d'apporter des ajustements précis
à vos sessions.
1. Accéder au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning' situé dans le menu principal.
2. Dans le menu déroulant qui s'affiche, cliquez sur l'option 'Planning par Moyens'
2. Sélectionner la session
1. Parcourez le planning pour trouver la session que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez directement sur la session pour accéder à ses détails.
3. Ouvrir le formulaire de modification
Un menu Dynamique s'affiche sur la droite de l'écran.
1. Cliquez sur l'option 'Modifier cette session'.
4. Modifier les informations de la session
1. Affichage du formulaire : Une fenêtre s'ouvre, affichant les détails de la session que
vous avez sélectionnée.
2. Modification des champs : Vous pouvez modifier les différents champs disponibles
(date, heure, durée, capacité, etc.).
5. Enregistrer les modifications
1. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton 'Enregistrer cette session'.
6. Confirmation
Un message s'affichera en bas à gauche de l'écran pour confirmer que les
modifications ont bien été enregistrées.
1. Assurez-vous de vérifier attentivement les informations modifiées avant de
les enregistrer.
Cette fonctionnalité vous permet de laisser des notes ou des remarques sur une
session, par exemple pour informer votre équipe d'un événement particulier ou d'une
information importante.
1. Accéder au calendrier des sessions
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Choisir la session
1. Cliquez sur la session spécifique à laquelle vous souhaitez ajouter un
commentaire.
3. Ouvrir le formulaire de modification
Un menu contextuel s'ouvrira sur la droite.
1. Cliquez sur 'Modifier cette session'.
4. Ajouter votre commentaire
Le formulaire de modification de la session s'affichera.
1. Localisez l'espace 'Commentaires sur la session' en bas de la fenêtre.
2. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
5. Enregistrer les modifications :
1. Une fois votre commentaire rédigé, cliquez sur le bouton 'Enregistrer cette session'.
6. Visualiser le commentaire
1. Après avoir enregistré, revenez à la vue du calendrier.
2. Une bulle de dialogue apparaîtra sur la session à laquelle vous avez ajouté un
commentaire, indiquant la présence d'une note.
3. Pour consulter le commentaire cliquez sur la session. Le commentaire s'affichera
dans le menu contextuel qui s'ouvre à droite
Consulter et éditer les informations relatives aux participants d'une session donnée.
Par exemple, pour effectuer le contrôle à l'embarquement ou donner la liste des
participants au capitaine de bord avec les options paramétrables à votre activité et vos
besoins.
1. Accéder au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Choisir la session
1. Identifiez et cliquez sur la session pour laquelle vous souhaitez consulter ou
modifier la liste des participants.
3. Ouvrir la liste des participants
1. Un menu s'ouvrira à droite de l'écran. Cliquez sur 'Éditer la liste des participants'.
À ce stade, deux versions sont possibles :
1. Version légère : seule l’intitulé de la réservation est
affiché.
2. Version complète : la liste détaillée des participants
avec leurs informations est affichée.
4. Consulter les informations
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira directement dans votre logiciel de gestion de PDF
habituel avec les informations suivantes :
1. Nom
2. Prénom
3. Téléphone
4. Numéro de réservation
5. Option (le cas échéant)
1. Les informations sur la liste des participants peuvent être personnalisées en
fonction de vos besoins et de votre activité. N'hésitez pas à contacter notre
support
Envoyer un SMS à tous les participants d'une session, par exemple une information
importante.
Les numéros de téléphone des participants doivent avoir été correctement saisis lors de
la réservation.
1. Accéder au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Sélectionner la session
1. Cliquez sur la session à laquelle vous souhaitez envoyer un SMS.
3. Accéder à la gestion des SMS
Un menu contextuel s'ouvrira à droite.
1. Cliquez sur 'SMS clients'.
4. Rédiger le message
La fenêtre de gestion des SMS s'ouvrira, affichant éventuellement l'historique des
envois pour cette session.
1. Cliquez sur le bouton 'Envoyer un SMS' situé en haut à droite de la fenêtre.
2. Dans le champ prévu à cet effet, saisissez votre message (maximum 350
caractères).
5. Confirmation d'envoi
Une fenêtre de confirmation s'ouvrira.
1. Rédigez puis Cliquez sur 'Envoyer sms' pour valider l'envoi.
Un message de confirmation apparaîtra en bas à gauche de votre écran, vous indiquant
que les SMS ont bien été envoyés.
1. L'historique des envois vous permet de consulter les messages envoyés, les
dates d'envoi et en cliquant sur le statut d'envoi du sms.
Si vous devez modifier la date ou le produit d'une réservation, Resactivity vous permet
de le faire facilement. Voici comment reporter une réservation via l'onglet 'planning par
moyens'.
1. Accès au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par moyens'.
2. Localisation de la réservation
1. Identifiez la session sur le planning qui contient la réservation à modifier.
2. Cliquez sur cette session pour afficher les détails.
3. Affichage des réservations de la session
1. Dans le menu de droite, cliquez sur 'Voir les réservations'.
Toutes les réservations associées à cette session s'afficheront.
4. Sélection de la réservation à reporter
1. Localisez la réservation spécifique que vous souhaitez reporter.
2. Cliquez sur le bouton situé à droite de la réservation.
3. Accédez à l'onglet 'action' situé en haut des informations de la réservation.
4. Cliquez sur 'reporter réservation'
5. Choix de la nouvelle date ou période
1. Sélectionnez le nouveau produit, la nouvelle date ou la nouvelle période
souhaitée.
2. Cliquez sur 'Rechercher les sessions disponibles'.
6. Sélection de la nouvelle session
Une liste de sessions disponibles s'affichera.
1. Cliquez sur le bouton correspondant à la session souhaitée.
7. Recalcule du tarif (optionnel)
Une fenêtre s'ouvrira pour vous demander si vous souhaitez un recalcule automatique
du tarif.
1. Si vous choisissez 'Oui', le système calculera la différence de tarif entre les deux
sessions et vous indiquera le montant à ajouter ou à rembourser.
2. Si vous choisissez 'Non', le tarif initial sera conservé.
8. Validation du report
Un récapitulatif de la nouvelle réservation s'affichera (nouvelle date, nouveau tarif, etc.).
1. Cliquez sur 'Valider' pour confirmer le report.
9. Envoi du nouveau ticket
Vous pouvez voir et/ou imprimer le nouveau ticket client, le nouveau ticket
d'embarquement ou envoyer ce ticket par email et/ou SMS au client.
1. Vous pouvez toujours consulter l'historique de la réservation d'origine.
Voici la procédure à suivre pour supprimer une session du planning via le planning par
moyens. Il est important de noter qu'une session ne peut être supprimée si elle
comporte des réservations. Dans ce cas, il convient d'appliquer la procédure
d'annulation de session détaillée ici.
1. Accès au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Cliquez sur 'Planning par moyens' dans le menu déroulant.
2. Identification de la session
Le planning s'affiche, présentant l'ensemble des sessions programmées.
1. Cherchez la session que vous souhaitez supprimer.
3. Initiation de la suppression
1. Cliquez sur la session sélectionnée, un menu contextuel s'affiche à droite.
2. Cliquez sur l'option 'Supprimer cette session'.
Chapitre 14