Planning par Produit

Ce guide vous explique étape par étape comment créer une nouvelle session dans votre
planning en utilisant la vue 'par produit'. Cette fonctionnalité vous permet d'organiser
vos activités en fonction des produits proposés.
1. Accéder au planning 'par produit'
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option 'Planning par produit'.
2. Choisir la date de la nouvelle session
1. Parcourez le calendrier affiché jusqu'à trouver la date à laquelle vous souhaitez
ajouter une nouvelle session. Vous pouvez également utiliser des filtres.
3. Créer une nouvelle session
1. Cliquez sur le bouton situé à côté de la date choisie.
Une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de renseigner les détails de la session.
4. Configuration de la Session
1. Le type de session : Sélectionnez le type de session que vous souhaitez créer
(par exemple : excursion)
2. Type de Produit : Sélectionnez le type de produit correspondant à votre activité
dans la liste déroulante. Assurez-vous que ce type de produit a été préalablement
configuré dans le système.
3. Moyen Principal : Indiquez le moyen utilisé pour réaliser cette activité (par
exemple, le nom d'une navette). Ce moyen doit également être configuré au
préalable.
Gestion des Ventes
1. Vente en ligne : Cochez ou décochez cette option pour activer ou désactiver la
vente en ligne de cette session.
2. OTA : Cochez ou décochez cette option pour gérer les ventes via les plateformes
de réservation en ligne (OTA).
3. Dates et Horaires : Vérifiez attentivement les dates de début et de fin, ainsi que
les heures de la session.
Remarketing
1. Sélectionnez pour activer ou désactiver l'envoi automatique d'e-mails aux clients
après l'activité.
5. Validation des Informations
1. Veillez à ce que toutes les autres informations requises (durée, capacité, moyen,
etc.) soient correctement renseignées.
6. Enregistrement de la Session
1. Cliquez sur le bouton 'Enregistrer cette session' pour finaliser la création de votre
activité.
7. Visualisation de la session créée
La session que vous venez de créer apparaîtra dans les planning (par produit et par
moyens) à la date et à l'heure indiquées.
1. Personnalisation : Profitez des options de personnalisation offertes par le
logiciel pour adapter la session à vos besoins spécifiques (lieux de départ
supplémentaires, moyens liés supplémentaires, commentaires...)
2. Récurrence : Si vous souhaitez créer des sessions récurrentes (par exemple,
tous les mardis à la même heure),

Besoin de consulter une session ? cette rubrique vous permet de retrouver facilement
toutes les sessions via le planning par 'produit'.
1. Accès au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par produit'
2. Identification de la date de la session
1. Cherchez la date de la session que vous souhaitez retrouver.
Vous pouvez également utiliser les filtres.
3. Affichage des détails de la session
Chaque session est affichée avec le nombre de participants regroupés par réservation,
ainsi qu'un drapeau indiquant la nationalité.
1. Cliquez sur la session souhaitée.
2. Un menu contextuel s'affichera à droite de l'écran, vous donnant accès a
plusieurs options.

Cette rubrique vous explique comment modifier une session spécifique en passant par
le planning 'par produit' Cette fonctionnalité vous permet d'apporter des ajustements
précis à vos sessions.
1. Accéder au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'
2. Dans le menu déroulant qui s'affiche, cliquez sur 'planning par produit'
2. Sélectionner la session
1. Localisez la session que vous souhaitez modifier dans la liste.
2. Survolez cette session.
3. Cliquez sur l'icône qui apparaît à droite de la session. (si vous cliquez sur la
session, vous pouvez également Utiliser le menu dynamique à droite puis 'modifier
cette session')
4. Cliquez sur l'un de ses icones pour désactiver Le guichet, la vente en ligne ou les
ota
3. Modifier les informations de la session
Une fenêtre s'ouvre, affichant les détails de la session que vous avez sélectionnée.
1. Vous pouvez modifier les différents champs disponibles (date, heure, durée,
capacité, etc.).
4. Enregistrer les modifications
1. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton 'Enregistrer cette
session'.
5. Confirmation
Un message s'affichera en bas à gauche de l'écran pour confirmer que les
modifications ont bien été enregistrées.
1. Assurez-vous de vérifier attentivement les informations modifiées avant de
les enregistrer.
2. La désactivation de la vente guichet entraîne également la désactivation de la
vente en ligne et des OTA.

Cette fonctionnalité vous permet de laisser des notes ou des remarques sur une
session, par exemple pour informer votre équipe d'un événement particulier ou d'une
information importante via la planning par produit.
1. Accéder au calendrier des sessions
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par produit'
2. Choisir la session
Le calendrier s'affichera, présentant l'ensemble de vos sessions.
1. Cliquez sur la session spécifique à laquelle vous souhaitez ajouter un
commentaire.
3. Ouvrir le formulaire de modification
1. Un menu contextuel s'ouvrira sur la droite. Cliquez sur 'Modifier cette session'.
4. Ajouter votre commentaire
Le formulaire de modification de la session s'affichera.
1. Localisez l'espace 'Commentaires sur la session' en bas de la fenêtre.
2. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
5. Enregistrer les modifications :
1. Une fois votre commentaire rédigé, cliquez sur le bouton 'Enregistrer cette session'.
6. Visualiser le commentaire :
1. Après avoir enregistré, revenez à la vue du calendrier.
2. Une bulle de dialogue apparaîtra sur la session à laquelle vous avez ajouté un
commentaire, indiquant la présence d'une note avec une partie du texte visible.
3. Pour consulter le commentaire cliquez sur la session. Le commentaire
s'affichera dans le menu contextuel qui s'ouvre à droite (détails réservation,
détails occupation, commentaire ...)
4. Le commentaire sera également visible via la Scanette

Pour annuler une session par le planning 'Produit' il est important de noter que
l'annulation d'une session ne la supprime pas du planning mais la désactive, ce qui
signifie qu'elle ne sera plus proposée à la réservation.
L'objectif de l'annulation est d'informer vos clients de l'annulation (Mauvaise météo par
exemple).
1. Accès au planning :
1. Placez le curseur sur l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option 'Planning par produit'.
2. Localisation de la session :
1. Trouvez la date et l'heure exactes de la session que vous souhaitez annuler.
Vous pouvez utiliser les filtres de recherche si nécessaire (par catégorie de moyen ou
produit, date du jour, lieu de départ ou état des réservations).
3. Ouverture du menu d'actions :
1. Une fois la session localisée, cliquez directement dessus.
2. Un menu contextuel s'ouvrira sur le côté droit. sélectionnez l'option 'Annuler cette
session' indiquée en rouge.
4. Confirmation de l'annulation :
Une fenêtre s'ouvrira pour vous demander de confirmer votre choix. Si des réservations
ont été effectuées pour cette session, un message vous informera la présence de
réservations.
5. Indication du motif :
1. Indiquez le motif de l'annulation (météo, problème technique, non remplissage,
autre.).
6. Notification des clients :
1. Vous aurez la possibilité de choisir d'envoyer automatiquement un email et/ou un
SMS aux clients ayant réservé cette session pour les informer de l'annulation avec
le motif préalablement sélectionné.
7. Validation de l'annulation
1. Cliquez sur le bouton 'Valider l'annulation' finaliser.
2. La session sera affichée avec un fond strié, ce qui permettra de l’identifier
rapidement d’un simple coup d’œil.

Envoyer un SMS à tous les participants d'une session, par exemple une information
importante.
Les numéros de téléphone des participants doivent avoir été correctement saisis lors de
la réservation.
1. Accéder au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par produit'.
2. Sélectionner la session
1. Cliquez sur la session à laquelle vous souhaitez envoyer un SMS.
3. Accéder à la gestion des SMS
Un menu contextuel s'ouvrira à droite.
1. Cliquez sur 'SMS clients'.
4. Rédiger le message
La fenêtre de gestion des SMS s'ouvrira, affichant éventuellement l'historique des
envois pour cette session.
1. Cliquez sur le bouton 'Envoyer un SMS' situé en haut à droite de la fenêtre
2. Dans le champ prévu à cet effet, saisissez votre message (maximum 350
caractères).
3. Cliquez sur 'envoyer le sms' pour confirmer l'envoi
5. Confirmation d'envoi
Une fenêtre de confirmation s'ouvrira.
1. Cliquez sur 'OK' pour valider l'envoi.
Un message de confirmation apparaîtra en bas à gauche de votre écran, vous indiquant
que les SMS ont bien été envoyés.

Consulter et éditer les informations relatives aux participants d'une session donnée.
Par exemple, donner la liste des participants au capitaine de bord avec les options
paramétrables à votre activité et vos besoins.
1. Accéder au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par produit'
2. Choisir la session
1. Identifiez et cliquez sur le nom de la session pour laquelle vous souhaitez éditer la
liste des participants.
3. Ouvrir la liste des participants
1. Un menu s'ouvrira à droite de l'écran. Cliquez sur 'Éditer la liste des participants'.
2. À ce stade, deux versions sont possibles
 Version complète : la liste détaillée des participants avec leurs informations
est affichée.
 Version légère : seule l’intitulé de la réservation est affiché.
4. Consulter les informations
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira directement dans votre logiciel de gestion de PDF
habituel avec les informations suivantes :
 Nom
 Prénom
 Téléphone
 Numéro de réservation
 Option / Informations supplémentaires (le cas échéant)
1. Les informations sur la liste des participants peuvent être personnalisées en
fonction de vos besoins et de votre activité. N'hésitez pas à contacter notre
support.

Cette étape vous explique comment déplacer une réservation rapidement d'une session
à une autre en utilisant la vue 'par produit' du planning. Cette fonctionnalité est utile pour
modifier les dates de participation de vos clients.
1. Accéder au planning 'par produit'
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option 'Planning par produit'.
2. Localiser la réservation à reporter
1. Naviguez dans le calendrier jusqu'à la date de la session où se trouve la
réservation à déplacer.
2. Observez le nombre de participants pour chaque session. Les drapeaux
indiquent la nationalité des clients.
3. Pour afficher les détails d'une réservation (nom, numéro de téléphone, etc.),
survolez-la avec votre souris.
3. Déplacer la réservation
Méthode par glisser-déposer
1. Maintenez le clic enfoncé sur la réservation que vous souhaitez déplacer.
2. Glissez-la vers la nouvelle date et la nouvelle session.
3. Relâchez le clic. Un message de confirmation s'affichera en bas à gauche de
l'écran, vous proposant d'envoyer un nouveau ticket de confirmation au client.
Méthode par double-clique
1. Double-cliquez sur la réservation pour ouvrir sa fiche détaillée.
2. Accédez à l'onglet actions situé en haut des informations de la réservation puis
cliquez sur reporter réservation
5. Choix de la nouvelle date ou période
1. Sélectionnez le nouveau produit ou laissez celui initial, la nouvelle date ou la
nouvelle période souhaitée.
2. Cliquez sur 'Rechercher les sessions disponibles'
3. Une liste de sessions disponibles s'affichera. Cliquez sur le bouton 'Choisir la
session' correspondant à la session souhaitée.
6. Recalcule du tarif (optionnel)
Une fenêtre s'ouvrira pour vous demander si vous souhaitez un recalcule automatique
du tarif.
1. Si vous choisissez 'Oui', le système calculera la différence de tarif entre les deux
sessions et vous indiquera le montant à ajouter ou à rembourser.
2. Si vous choisissez 'Non', le tarif initial sera conservé.
7. Validation du report
Un récapitulatif de la nouvelle réservation s'affichera (nouvelle date, nouveau tarif, etc.).
1. Cliquez sur 'Valider' pour confirmer le report.
9. Envoi du nouveau ticket
1. Vous pouvez voir et/ou imprimer le nouveau ticket client, le nouveau ticket
d'embarquement ou envoyer ce ticket par email et/ou SMS au client
1. Vous pouvez toujours consulter l'historique de la réservation d'origine.
1. Précision : Assurez-vous de déplacer la réservation vers une session ayant
des places disponibles.
2. Confirmation : Vérifiez toujours les informations avant de confirmer le
déplacement d'une réservation.
3. Notifications : Si vous choisissez d'envoyer un nouveau ticket, assurez-vous
que les informations contenues dans le ticket sont correctes (dates,
horaires, etc.).

Cette procédure explique comment retirer temporairement une session de la vente en
ligne en la désactivant via le planning par produit.
1. Accès au planning par produit :
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Planning par produit'.
2. Recherche de la session :
1. La liste de toutes vos sessions s'affichera.
2. Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour affiner votre recherche (par
exemple : produit, date de début, etc.).
3. Désactivation de la session
1. Localisez la session que vous souhaitez désactiver dans la liste.
2. Survolez cette session.
3. Cliquez sur l'icône du cadenas qui apparaît à droite de la session.
désactivée.
Pour désactiver la session, cliquez sur le cadenas fermé.
4. Confirmation de la désactivation
Une fois la session désactivée, vous verrez apparaître des bandes rouges sur la session
et un petit cadenas rouge sera affiché. Cela indique que la session n'est plus disponible
pour la vente en ligne. Le cadenas principal lui sera ouvert.
5. Réactiver la session
1. Pour réactiver une session, il suffit de suivre les mêmes étapes et de cliquer sur le
cadenas ouvert
1. Les sessions désactivées sont toujours visibles dans le planning par produit,
mais elles sont clairement identifiées par les bandes rouges et un petit
cadenas fermé rouge.
2. Une session désactivée ne sera plus proposée aux clients via le processus de
vente en ligne.

Cette procédure détaille la procédure à suivre pour supprimer une session du planning
via le planning par produit. Il est important de noter qu'une session ne peut être
supprimée si elle comporte des réservations. Dans ce cas, il convient d'appliquer la
procédure d'annulation de session
1. Accès au planning
1. Survolez l'onglet 'Planning'.
2. Cliquez sur 'Planning par produit' dans le menu déroulant.
2. Identification de la session
Le planning s'affiche, présentant l'ensemble des sessions programmées.
1. Cherchez la session que vous souhaitez supprimer
3. Initiation de la suppression
1. Cliquez sur la session sélectionnée, un menu contextuel s'affiche à droite.
2. Cliquez sur l'option 'Supprimer cette session'.